ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR STANDHOUDERS & EXPOSANTEN
Beurswereld vzw, Ondernemingsnummer: BE 1028.277.697
Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere reservatie van een standplaats, tafel, standruimte of bijkomende voorziening op een evenement georganiseerd door Beurswereld vzw.
- Reservatie en overeenkomst
Een reservatie kan gebeuren via het online inschrijvingsformulier, e-mail, bestelbon of een ander door Beurswereld vzw aangeboden kanaal. Door een reservatie in te dienen, verklaart de exposant correcte gegevens te verstrekken en deze algemene voorwaarden te aanvaarden.
De reservatie wordt bindend zodra deze door Beurswereld vzw wordt aanvaard of bevestigd, onder meer door een reservatiebevestiging of het versturen van de bijhorende factuur. Vanaf dat ogenblik ontstaat een betalingsverplichting.
Het niet deelnemen, niet gebruiken van de gereserveerde ruimte of niet verschijnen op het evenement doet deze betalingsverplichting niet vervallen.
Beurswereld vzw kan een aanvraag weigeren wanneer onder meer het aangeboden assortiment, concept of karakter niet aansluit bij het betrokken evenement. - Prijzen, facturatie en betaling
De prijs wordt bepaald volgens de reservatie en de voor het evenement geldende tarieven.
Facturen dienen uiterlijk op de vermelde vervaldatum te worden betaald. De exposant is verantwoordelijk voor correcte contact- en facturatiegegevens.
Klachten of betwistingen betreffende een factuur dienen schriftelijk en gemotiveerd binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum te worden meegedeeld. Het niet-betwiste gedeelte blijft betaalbaar.
Niet-betaling geldt nooit als annulering van de reservatie. - Laattijdige betaling – professionele exposanten
Wanneer de exposant handelt in het kader van zijn beroeps- of ondernemingsactiviteit, kunnen bij laattijdige betaling de wettelijk toegestane verwijlinteresten, forfaitaire vergoedingen en invorderingskosten worden aangerekend overeenkomstig de toepasselijke Belgische regelgeving inzake betalingsachterstand bij handelstransacties.
Bij blijvende niet-betaling kan Beurswereld vzw verdere prestaties opschorten en deelname aan het betrokken of toekomstige evenementen weigeren, zonder afstand te doen van het recht op betaling. - Laattijdige betaling – consumenten
Wanneer de exposant juridisch als consument handelt, zijn de dwingende Belgische regels inzake consumentenschulden van toepassing.
Na niet-betaling op de vervaldatum wordt eerst een kosteloze betalingsherinnering verstuurd. Kosten, interesten of schadevergoedingen worden uitsluitend aangerekend na het verstrijken van de wettelijk voorgeschreven wachttermijn en binnen de wettelijk toegestane grenzen.
De dwingende consumentenwetgeving heeft steeds voorrang indien deze gunstiger is voor de consument. - Annulering door de exposant
Een annulering dient steeds schriftelijk te gebeuren. De ontvangstdatum bij Beurswereld vzw geldt als annuleringsdatum.
Tenzij voor een bepaald evenement anders werd overeengekomen, bedraagt de annuleringsvergoeding:
• meer dan 12 weken vóór het evenement: 25% van de reservatiewaarde, minimum €25;
• 12 tot 6 weken vóór het evenement: 50%;
• 6 weken tot 14 kalenderdagen vóór het evenement: 75%;
• vanaf 14 kalenderdagen vóór het evenement: 100%;
• niet verschijnen/no-show: 100%.
Het verminderen van het aantal tafels, standmeters, standplaatsen of andere gereserveerde voorzieningen wordt voor het verminderde gedeelte beschouwd als een gedeeltelijke annulering.
Indien Beurswereld vzw de vrijgekomen ruimte opnieuw kan verhuren, kan zij naar eigen beoordeling een commerciële tegemoetkoming toekennen. Hieruit ontstaat geen automatisch recht op terugbetaling.
In uitzonderlijke en aantoonbare omstandigheden kan Beurswereld vzw naar eigen beoordeling een bedrag geheel of gedeeltelijk overdragen als tegoed naar een volgende editie.
Dwingende wettelijke consumentenrechten blijven van toepassing. - Toewijzing standplaats
Beurswereld vzw bepaalt de uiteindelijke beursindeling.
Voorkeuren voor een bepaalde plaats, hoekstand, ingang of buurstand worden waar mogelijk in aanmerking genomen, maar vormen geen garantie tenzij schriftelijk bevestigd.
Om organisatorische, praktische of veiligheidsredenen kan een andere redelijkerwijs vergelijkbare standplaats worden toegewezen.
De standplaats mag niet zonder voorafgaande toestemming worden doorverkocht, onderverhuurd, gedeeld of overgedragen. - Inbegrepen bij de reservatie
Tenzij voor het evenement anders wordt vermeld, omvat de reservatie de gereserveerde tafel(s) en stoel(en) en toegang tijdens de voor standhouders aangekondigde uren.
Als standaardregeling gelden volgende exposantenbandjes:
• 1–2 tafels: 2 bandjes;
• 3–4 tafels: 3 bandjes;
• 5–9 tafels: 4 bandjes;
• vanaf 10 tafels: 5 bandjes.
Extra bandjes kunnen, indien beschikbaar, worden aangekocht voor personen die daadwerkelijk aan de stand meewerken.
Elektriciteit, internet, extra oppervlakte of andere voorzieningen zijn uitsluitend inbegrepen indien dit uitdrukkelijk wordt vermeld of besteld. - Opbouw, openingsuren en afbouw
De exposant respecteert de meegedeelde opbouw-, openings- en afbouwtijden.
De stand dient tijdens de aangekondigde openingsuren behoorlijk uitgebaat te worden. Vroegtijdige afbouw is zonder toestemming van Beurswereld vzw niet toegestaan, behoudens uitzonderlijke omstandigheden.
Na afloop dient de standruimte netjes en vrij van afval te worden achtergelaten. - Standinrichting en veiligheid
Goederen, displays, reclame, stoelen, dozen of andere materialen dienen binnen de toegewezen standruimte te blijven.
Doorgangen, nooduitgangen, evacuatieroutes, brandblusmiddelen en veiligheidsvoorzieningen moeten steeds volledig vrij blijven.
Beurswereld vzw kan om veiligheids- of organisatorische redenen verlangen dat de inrichting onmiddellijk wordt aangepast. - Producten en verkoop
De exposant is zelf verantwoordelijk voor zijn producten, diensten, prijzen, productinformatie, verkopen, betalingen, garanties, retouren en verplichtingen tegenover klanten.
Het aanbieden van illegale, gestolen, nagemaakte of anderszins verboden goederen is niet toegestaan.
De exposant staat zelf in voor eventuele vergunningen, registraties en verzekeringen die voor zijn activiteiten vereist zijn.
Beurswereld vzw kan producten of uitingen laten verwijderen die in strijd zijn met de wet, veiligheid, goede zeden of het karakter van het evenement.
De exposant voorziet zelf de nodige betalingsmogelijkheden en eventueel wisselgeld. - Reclame voor andere evenementen
Flyers voor andere evenementen mogen uitsluitend op de eigen stand worden aangeboden.
Actieve verspreiding van flyers op de beurs, in de gangen, aan de ingang, op de parking of elders op het domein is zonder voorafgaande toestemming verboden.
Banners, roll-ups of andere reclame buiten de eigen stand mogen alleen na voorafgaande toestemming worden geplaatst. Hiervoor kan een afzonderlijk tarief gelden. - Aansprakelijkheid en verzekering
De exposant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn goederen, materiaal en handelsvoorraad.
Beurswereld vzw is, behoudens aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten, niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van goederen of persoonlijke bezittingen.
De exposant is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hemzelf, zijn personeel, helpers of aangestelden aan de locatie, infrastructuur, andere exposanten, bezoekers of derden.
De exposant staat zelf in voor passende verzekeringen indien deze voor zijn activiteit noodzakelijk of aangewezen zijn. - Gedrag en uitsluiting
De exposant en zijn medewerkers dienen zich respectvol te gedragen en de instructies van Beurswereld vzw, de zaaluitbater, beveiliging en hulpdiensten op te volgen.
Bij ernstige overtredingen, gevaarlijk gedrag, fraude, verkoop van verboden goederen, verstoring van het evenement of herhaaldelijke niet-naleving van de regels kan Beurswereld vzw de verdere deelname beëindigen.
Dit doet geen afbreuk aan bedragen die rechtsgeldig verschuldigd blijven. - Wijziging, verplaatsing en overmacht
Beurswereld vzw kan om organisatorische, praktische of veiligheidsredenen wijzigingen aanbrengen aan onder meer de indeling, openingsuren of praktische organisatie.
Bij overmacht of omstandigheden buiten de redelijke controle van Beurswereld vzw kan een evenement worden gewijzigd, uitgesteld, verplaatst of geannuleerd.
Afhankelijk van de omstandigheden kan de reservatie worden overgedragen naar een nieuwe datum of editie, dan wel een andere redelijke regeling worden getroffen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. - Communicatie
Communicatie betreffende reservaties, facturen en praktische informatie kan elektronisch gebeuren via het door de exposant opgegeven e-mailadres.
De exposant is verantwoordelijk voor correcte en actuele contactgegevens. - Toepasselijk recht
Op de overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de Belgische wet bevoegde rechtbank. Voor consumenten blijven de dwingende regels inzake bevoegde rechtbanken en consumentenbescherming onverminderd gelden.
Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van toepassing.
Versie: 2/9/2026
PRIVACYBELEID – GDPR/AVG
Beurswereld vzw, Ondernemingsnummer: BE 1028.277.697
Beurswereld vzw hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft.
- Verwerkingsverantwoordelijke
Beurswereld vzw is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verwerkt.
Voor privacyvragen of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via de contactgegevens vermeld op www.beurswereld.com. - Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met Beurswereld vzw kunnen wij onder meer volgende gegevens verwerken:
• naam en voornaam;
• adres- en contactgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfs-, verenigings- en ondernemingsgegevens;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• reservatie- en deelnamegegevens;
• ticketgegevens;
• correspondentie en contactaanvragen;
• foto’s en videobeelden die tijdens evenementen worden gemaakt;
• technische gegevens die bij het gebruik van onze website worden verzameld, voor zover van toepassing. Wij beperken de verwerking tot gegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het beoogde doel. - Waarvoor gebruiken wij gegevens?
Persoonsgegevens kunnen onder meer worden verwerkt voor:
• behandeling en uitvoering van reservaties;
• organisatie van evenementen;
• ticketverkoop en toegangscontrole;
• communicatie met standhouders en bezoekers;
• facturatie, boekhouding en betalingsopvolging;
• beantwoorden van vragen en klachten;
• veiligheid en organisatie van evenementen;
• wettelijke en administratieve verplichtingen;
• promotie en communicatie over Beurswereld vzw en haar evenementen, wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat. - Rechtsgronden
Afhankelijk van de verwerking steunen wij op:
• de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor een standreservatie;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld boekhoudkundige verplichtingen;
• een gerechtvaardigd belang, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan de rechten van de betrokkene;
• toestemming, wanneer deze wettelijk vereist of de aangewezen rechtsgrond is.
Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan deze toestemming voor de toekomst worden ingetrokken. - Nieuwsbrieven en commerciële communicatie
Wanneer Beurswereld vzw elektronische commerciële communicatie verstuurt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Iedere ontvanger kan zich op eenvoudige wijze uitschrijven voor verdere direct marketing.
Een uitschrijving heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over een bestaande reservatie, ticket of overeenkomst. - Foto’s en video tijdens evenementen
Tijdens evenementen kunnen door of in opdracht van Beurswereld vzw foto’s en video-opnames worden gemaakt voor verslaggeving, communicatie en promotie.
Bij algemene sfeerbeelden of menigtebeelden kunnen aanwezigen als onderdeel van het evenement zichtbaar zijn.
Voor gerichte beelden waarbij een herkenbare persoon duidelijk het hoofdonderwerp vormt, wordt rekening gehouden met het toepasselijke privacy- en portretrecht en wordt waar vereist toestemming gevraagd.
Het feit dat iemand instemt om gefotografeerd te worden, betekent niet noodzakelijk dat automatisch toestemming bestaat voor ieder later gebruik van dat beeld.
Wie bezwaar heeft tegen een herkenbaar beeld dat door Beurswereld vzw wordt gepubliceerd, kan contact opnemen. Het verzoek wordt beoordeeld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Foto’s die door externe fotografen of bezoekers worden gemaakt blijven onderworpen aan de toepasselijke auteurs-, privacy- en portretrechten. Beurswereld vzw verkrijgt niet automatisch auteursrechten op foto’s enkel omdat deze tijdens een evenement werden gemaakt. - Delen van persoonsgegevens
Beurswereld vzw verkoopt persoonsgegevens niet.
Gegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met dienstverleners zoals:
• ticket- en reservatieproviders;
• betalingsdienstverleners;
• boekhouding;
• IT- en hostingproviders;
• communicatie- en e-maildiensten;
• zaaluitbaters of veiligheidsdiensten indien dit voor de organisatie noodzakelijk is;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar vereist worden passende overeenkomsten en beveiligingsmaatregelen toegepast. - Internationale doorgifte
Indien een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, ziet Beurswereld vzw erop toe dat hiervoor, waar vereist, een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan. - Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld.
Gegevens waarvoor wettelijke bewaartermijnen gelden, zoals bepaalde boekhoudkundige documenten, worden gedurende de wettelijk vereiste periode bewaard.
Andere gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij redelijkerwijs niet meer noodzakelijk zijn, behoudens wanneer een langere bewaring noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. - Cookies en website
De website kan gebruikmaken van noodzakelijke en, indien van toepassing, analytische of marketingcookies.
Voor cookies waarvoor wettelijk toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.
Meer gedetailleerde informatie over gebruikte cookies kan in een afzonderlijk cookiebeleid of via de cookie-instellingen van de website worden verstrekt. - Beveiliging
Beurswereld vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of ongewenste wijziging.
Geen enkel elektronisch systeem kan echter absolute veiligheid garanderen. - Uw rechten
Binnen de voorwaarden van de GDPR beschikt u onder meer over het recht:
• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• in bepaalde gevallen uw gegevens te laten overdragen;
• toestemming voor de toekomst in te trekken.
Voor direct marketing kunt u steeds bezwaar maken.
Een verzoek kan worden gericht aan Beurswereld vzw. Wij kunnen redelijke informatie vragen om de identiteit van de aanvrager te controleren. - Klachten
Indien u meent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, vragen wij u bij voorkeur eerst contact met ons op te nemen zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. - Wijzigingen
Beurswereld vzw kan dit privacybeleid aanpassen wanneer haar diensten, werkwijze of wettelijke verplichtingen wijzigen.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.beurswereld.com.
Versie: 2/9/2026
BEZOEKERSVOORWAARDEN & HUISREGLEMENT
Beurswereld vzw, Ondernemingsnummer: BE 1028.277.697
Door een evenement van Beurswereld vzw te bezoeken, dient iedere bezoeker dit huisreglement en de redelijke aanwijzingen van organisatie, locatiepersoneel, beveiliging en hulpdiensten te respecteren.
- Tickets en toegang
Toegang is uitsluitend mogelijk met een geldig toegangsbewijs, polsbandje, uitnodiging of andere geldige toegangstitel. Tickets mogen niet zonder toestemming van Beurswereld vzw commercieel worden doorverkocht. Tickets worden in beginsel niet terugbetaald, behoudens wanneer de toepasselijke wetgeving of specifieke ticketvoorwaarden anders bepalen. - Kinderen
Kinderen jonger dan 16 jaar dienen begeleid te worden door een verantwoordelijke volwassene.
Kinderen jonger dan 10 jaar hebben gratis toegang, tenzij voor het betrokken evenement uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
Ouders en begeleiders blijven verantwoordelijk voor de kinderen die zij begeleiden. - Gedrag
Iedere bezoeker dient zich respectvol te gedragen tegenover andere bezoekers, standhouders, artiesten, gasten, medewerkers en personeel van de locatie.
Agressie, bedreiging, intimidatie, discriminatie, vandalisme, gevaarlijk gedrag of het moedwillig verstoren van het evenement wordt niet aanvaard.
Personen die de orde, veiligheid of goede werking van het evenement verstoren kunnen worden aangesproken en, indien noodzakelijk, de toegang worden geweigerd of worden verzocht het evenement te verlaten. - Veiligheid en controles
Beurswereld vzw kan binnen de grenzen van de wet veiligheidsmaatregelen organiseren, zoals tassencontrole, propcontrole of metaaldetectie.
Bezoekers dienen redelijke veiligheidsinstructies op te volgen.
Bij brand, evacuatie, een medisch incident of andere noodsituatie moeten de aanwijzingen van organisatie, locatiepersoneel, beveiliging en hulpdiensten onmiddellijk worden gevolgd.
Nooduitgangen en evacuatieroutes mogen nooit worden geblokkeerd. - Verboden voorwerpen en middelen
Het is verboden gevaarlijke of wettelijk verboden voorwerpen mee te brengen.
Echte vuurwapens, functionele wapens, gevaarlijke scherpe voorwerpen, explosieven, pyrotechnisch materiaal en illegale drugs zijn niet toegestaan.
Beurswereld vzw kan voorwerpen weigeren wanneer zij redelijkerwijs een risico vormen voor bezoekers, medewerkers of de locatie.
Voor alcohol, roken en e-sigaretten gelden de wettelijke voorschriften en de regels van de betrokken beurslocatie. - Cosplay en props
Cosplay is welkom op evenementen waarvoor dit passend is, mits kostuums en props geen gevaar vormen. Wanneer een weapon/prop check wordt georganiseerd, dienen relevante props vóór toegang ter controle te worden aangeboden.
Echte wapens en gevaarlijke scherpe of functionele wapens zijn niet toegestaan.
Ook imitatie- of cosplaywapens kunnen worden geweigerd wanneer zij een veiligheidsrisico vormen of niet voldoen aan de regels van de locatie of toepasselijke wetgeving.
Cosplayers blijven zelf verantwoordelijk voor het wettig vervoer en bezit van hun props buiten de beurslocatie.
Houd realistische props tijdens vervoer bij voorkeur afgeschermd of verpakt en vermijd situaties waarin bij derden onnodige onrust kan ontstaan. - Aankopen bij standhouders
Aankopen bij een standhouder komen rechtstreeks tot stand tussen de bezoeker en de betrokken verkoper. De standhouder is verantwoordelijk voor zijn producten, prijzen, garanties, retouren en andere wettelijke verplichtingen tegenover de koper.
Beurswereld vzw is geen verkoper of partij bij deze transacties, tenzij Beurswereld vzw zelf uitdrukkelijk als verkoper optreedt. - Foto en video
Bezoekers mogen voor persoonlijk gebruik foto’s en video’s maken voor zover dit de goede werking van het evenement niet hindert en de privacy, het portretrecht en andere rechten van aanwezigen worden gerespecteerd.
Vraag toestemming wanneer u iemand gericht fotografeert of filmt, in het bijzonder wanneer die persoon duidelijk het hoofdonderwerp van de opname vormt.
Professionele of commerciële foto- en video-opnames kunnen voorafgaande toestemming van Beurswereld vzw vereisen.
Tijdens het evenement kunnen ook door of in opdracht van Beurswereld vzw sfeerbeelden worden gemaakt. Meer informatie hierover staat in het Privacybeleid van Beurswereld vzw. - Eigendommen en aansprakelijkheid
Bezoekers blijven zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen.
Beurswereld vzw is, behoudens aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten, niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen.
Een bezoeker die schade veroorzaakt aan de locatie, infrastructuur of eigendommen van Beurswereld vzw, standhouders of derden kan hiervoor aansprakelijk worden gesteld. - Weigering en verwijdering
Beurswereld vzw kan, binnen de grenzen van de wet, een persoon de toegang weigeren of verzoeken het evenement te verlaten wanneer dit noodzakelijk is wegens onder meer:
• gevaarlijk of agressief gedrag;
• ernstige hinder;
• niet-naleving van veiligheidsvoorschriften;
• bezit van verboden voorwerpen;
• fraude met toegangsbewijzen;
• ernstige of herhaalde overtreding van dit huisreglement;
• het niet opvolgen van redelijke instructies van organisatie of beveiliging.
Een dergelijke beslissing mag niet gebaseerd zijn op verboden discriminatiegronden. - Wijziging, verplaatsing of annulering
Om organisatorische, praktische of veiligheidsredenen kunnen programma, openingsuren, activiteiten of praktische regelingen worden gewijzigd.
Bij overmacht of omstandigheden buiten de redelijke controle van Beurswereld vzw kan een evenement worden uitgesteld, verplaatst of geannuleerd.
Reeds verkochte tickets worden in dat geval behandeld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de voor het evenement meegedeelde regeling. - Gevonden voorwerpen
Gevonden voorwerpen kunnen tijdens het evenement aan de organisatie of de verantwoordelijke dienst van de locatie worden afgegeven.
Beurswereld vzw kan niet garanderen dat verloren voorwerpen worden teruggevonden of onbeperkt worden bewaard. - Privacy
Persoonsgegevens van bezoekers worden verwerkt overeenkomstig het afzonderlijke Privacybeleid van Beurswereld vzw. - Toepasselijk recht
Op deze bezoekersvoorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.
Dwingende wettelijke consumentenrechten blijven steeds van toepassing.
Versie: 2/9/2026